Guia definitivo para transformar a comunicação da escola em um case de sucesso

A comunicação da escola é um ponto importante do relacionamento com os pais e, consequentemente, da fidelização de alunos. E não apenas isso. A comunicação também engloba a equipe interna da instituição de ensino, afetando a dinâmica das interações de trabalho entre times, bem como a produtividade. Portanto, ser um case de sucesso em comunicação escolar não é apenas uma questão de vaidade, trata-se principalmente de atingir um nível de excelência no relacionamento com o público.

Tenho certeza de que você preza para que a sua instituição de ensino tenha a mais alta qualidade em comunicação escolar, pois do contrário não teria chegado a este post. Aqui você vai encontrar a orientação de que precisa para entregar excelência ao seu público e gerar nele o efeito “WOW”!

Preparado para conhecer as estratégias que farão da sua comunicação escolar um case de sucesso? Então vamos começar!

Unifique toda a comunicação em um só canal

Para que a comunicação da escola seja um case de sucesso, as interações não podem estar pulverizadas em diversos canais. Se parte da comunicação entre pais e escola ocorre por agenda física, parte por e-mail, parte por WhatsApp, parte por portal e parte por telefone, as chances de ruídos são muito grandes. Da mesma forma, a interação com os colaboradores da escola também perde em eficácia se ocorre ora por mural de recados, ora por e-mail e ora por grupos de WhatsApp. Unificação é uma das palavras-chave do caminho até a excelência.

Em uma comunicação unificada, as informações não se perdem e não são vistas fora de ordem cronológica. Também é pouco provável que ocorram contradições entre elas, pois estão completas em um só lugar. Pelo mesmo motivo, quando algum dado trocado precisa ser revisto, o pai ou o colaborador já sabe onde encontrá-lo, pois todas as informações são passadas em um mesmo canal. São motivos mais do que suficientes, não acha?

Adote uma ferramenta oficial

Além de unificar a comunicação da escola no mesmo canal, é fundamental que ele seja um canal oficial. Há vários porquês para isso, e o primeiro deles é que uma ferramenta informal não passa credibilidade, parece uma escolha feita sem critério. O segundo é que um recurso informal não foi pensado para as necessidades escolares, então fica praticamente impossível unificar toda a comunicação nele, já que não contempla todos os pontos de contato entre pais, colaboradores e escola.

Não pense que os motivos acabaram. Há um terceiro porquê para a instituição de ensino optar por uma ferramenta oficial em vez de uma informal: questões trabalhistas. Pense, se o canal escolhido para a comunicação for o WhatsApp, por exemplo, os pais certamente irão contatar os professores e coordenadores fora do horário de trabalho deles, inclusive nos finais de semana. Como haveria a necessidade de um retorno, essa prática se caracterizaria em trabalho fora do expediente. Em casos assim, a escola teria que pagar hora extra ou se arriscaria a encarar problemas judiciais.

Faça benchmarking

Você conhece a prática de benchmarking? Ela nada mais é do que o processo de buscar as melhores práticas de mercado para determinada área ou atividade. Para isso, a empresa observa os processos que outras já aplicam e que dão bons resultados, e os leva para a sua própria instituição.

No caso das escolas, o recomendável para que tenham uma comunicação de sucesso é espelharem-se em outras que já chegaram nesse nível de excelência. Algumas que podemos citar como bons exemplos são: Centro Educacional Universo, Escola Afonso Pena e Colégio Gardner. Que tal a sua escola trocar uma ideia com essas instituições?

Crie um manual de boas práticas para a comunicação da escola

Para que a comunicação da escola seja um sucesso, precisa haver um alinhamento do discurso e das ações de toda a equipe. Por isso, é importante que a instituição elabore um manual de boas práticas e divulgue-o entre todos os colaboradores. 

Faz-se necessário, para isso, que a escola realize um levantamento de diversas situações que ocorrem no dia a dia e estruture uma política para lidar com cada uma delas. Questões como tom do discurso, tempo de retorno à questionamentos e gerenciamento de crise também devem ser contemplados no manual.

Provavelmente a primeira versão do documento não será a final. Após o manual ser posto em prática, outras situações não contempladas podem surgir, então a escola deve ir incorporando-as gradualmente ao manual. Com o tempo ele ficará bem completo, e pouco terá que ser acrescentado. Você vai se surpreender com a diferença de qualidade das interações quando as boas práticas estiverem sendo aplicadas no dia a dia!

Implemente inovações tecnológicas

O segredo do sucesso é não parar no tempo. A tecnologia vai se aprimorando e oferecendo cada vez mais possibilidades, então não se feche a elas! Lembre-se, a evolução só acontece porque as pessoas têm mais necessidades a serem supridas, e porque é possível fazer as coisas de um jeito melhor.

Hoje, por exemplo, já é possível automatizar certas interações, como respostas a questionamentos repetitivos dos pais. Isso é feito por chatbots, e permite que o atendimento ganhe em qualidade, pois pode ser realizado ininterruptamente e sem a possibilidade de falhas humanas. Tal recurso também pode ser empregado para atender o público externo e para realizar negociações com inadimplentes.

Outras inovações já disponíveis para a comunicação da escola são o mapa de humor e a análise preditiva. Os recursos são usados com finalidades estratégicas e ajudam a escola a reter alunos e a realizar planejamentos assertivos. Entenda mais sobre esse assunto aqui.

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