Como realizar matrículas e rematrículas de forma digital durante e após a pandemia

Planejamento e visão de futuro são elementos-chave para o sucesso. Neste momento – em que a volta das aulas presenciais em 2020 ainda é uma incerteza – é importante que as escolas já comecem a se habituar a uma nova realidade: execução de processos escolares totalmente pelo meio digital. Em alguns meses, por exemplo, as instituições iniciarão o período de matrículas e rematrículas, e de que forma isso seria viável sem a tecnologia?

Imagine o cenário: a época de matrículas e rematrículas chegando e a escola, que esperou até o último minuto, agora não sabe o que fazer. Não sabe como enviar o contrato aos pais, como colher a assinatura deles e nem como receber as taxas sem que haja quebra do isolamento social. Que “perrengue” hein? 

O contexto do isolamento social nos mostrou a importância da tecnologia de várias maneiras: aulas em EaD, reuniões remotas entre as equipes, comunicação com os pais, etc. A tendência é que o digital alcance cada vez mais processos escolares, tanto agora quanto depois. 

Resumindo: se você não está se planejando para um período de matrículas e rematrículas com o uso da tecnologia, por acreditar que até lá tudo já terá voltado ao normal, engana-se. Mesmo que a pandemia tenha sido superada (o que é totalmente incerto), nada voltará a ser feito como era antes. O mundo escolar se abriu ao digital, e essa é uma abertura que não regride. Então não espere, comece desde já a replanejar os seus processos – a começar pelas matrículas e rematrículas.

É possível fazer matrículas e rematrículas de forma totalmente digital?

Sim, é possível! Tanto a parte de envio de contrato como a da própria assinatura podem ser feitas online, sem a necessidade de qualquer ação física em um momento posterior. O envio de boletos e o pagamento de taxas também podem ser realizados de maneira digital.

Antes mesmo da pandemia, muitas escolas já faziam esses processos totalmente pelo meio virtual. Agora, com as instituições de ensino fechadas, a prática ficou mais em evidência do que nunca. E quando tudo voltar à normalidade, você acha que os pais e colaboradores – que experimentaram essas facilidades e se habituaram a elas – irão querer abandoná-las? Certamente que não.

Como funciona esse processo?

É bem simples! A escola envia o contrato aos pais por meio de um recado da agenda digital. O responsável recebe o documento no celular e clica no botão “Assinar”. Imediatamente o contrato é aberto para que possa ser lido. Após a conferência, o pai clica novamente no botão “Assinar”. Um token é enviado ao e-mail dele, garantindo a segurança. Depois, ele só precisa digitar o código que veio nesse e-mail dentro do app e concluir a assinatura.

Bem mais rápido e menos burocrático do que da forma usual, não acha? Em poucos minutos tudo é concluído, e o aluno já está matriculado ou rematriculado. Não é necessário que haja uma versão física desse contrato e nem que uma assinatura de próprio punho seja coletada depois. Só o contrato digital e assinatura digital já bastam!

É seguro?

Muito! Mais seguro inclusive do que realizar matrículas e rematrículas de forma física. Vou te explicar os motivos:

1. O contrato digital fica salvo em nuvem. Assim, não se perde, não rasga, não sofre a ação do tempo, não fica sujeito a acidentes como incêndios e enchentes, e pode ser localizado rapidamente.

2. A assinatura digital não pode ser falsificada. Para a criação dela, um par de chaves privadas é gerado, e ele possui uma relação matemática com outro par de chaves públicas. Essa junção gera uma sequência criptografada que não pode ser quebrada por nenhuma tecnologia existente atualmente.

3. O conteúdo do contrato não pode ser alterado após a assinatura. Caso alguém tente modificar o documento após ele já ter sido assinado, será acusado um problema de integridade, e ele perderá automaticamente a validade.

Viu? Segurança de alto nível hein?

Assinaturas digitais para contratos de matrículas e rematrículas têm validade jurídica?

Sim, com certeza! A MP N° 2.200-2 garante a validade jurídica da assinatura digital. De acordo com a medida provisória, o titular da assinatura gera um par de chaves criptografadas, fazendo com que essa chave privada seja de controle, uso e conhecimento exclusivos dele. Assim, esse titular pode usar a assinatura digital para a assinar contratos, inclusive os de matrículas e rematrículas.

Como fica a parte de pagamento de taxas de matrícula/rematrícula?

Isso também pode ser feito de forma online. Diversas escolas já estão, há tempos, utilizando tecnologia para o envio de boletos e o recebimento de pagamentos, devido à praticidade do meio digital. Então, o que antes era feito com o intuito de obter agilidade, hoje se tornou uma saída para que os pais possam continuar realizando pagamentos escolares sem a quebra do isolamento social.

Hoje os responsáveis podem, por exemplo, acessar os boletos pelo próprio celular e pagá-los pelo assistente de recebimentos da escola. Caso haja atraso, esses boletos se atualizam automaticamente, já incluindo os juros e a multa. Todas essas facilidades, que são usadas para pagamentos escolares em geral, podem também ser aplicadas a taxas de matrículas e rematrículas.

De quais recursos irei precisar?

Agora que você viu que todas as etapas das matrículas e rematrículas podem ser feitas de forma totalmente digital, sem a necessidade de nenhum risco para pais e colaboradores, deve estar querendo saber do que precisará para começar, acertei?

Você precisará de uma tecnologia que contemple cinco coisas:

1. Envio de contrato
2. Assinatura digital
3. Armazenamento em nuvem
4. Disponibilização de boletos
5. Assistente de recebimentos

O ideal é que essas cinco necessidades fiquem concentradas em uma ferramenta só, pois como estamos falando de contratos e pagamentos, é importante que haja bastante organização. Aqui na ClipEscola, por exemplo, todo o processo de matrículas e rematrículas pode ser executado dentro da nossa Plataforma de Transformação Digital M3I, que possui recursos para cada uma das necessidades que citamos.

Além de tudo, a solução possui um módulo de captação de alunos, que pode ser usado pelas instituições como parte de suas campanhas. O módulo permite, por exemplo, que a escola cadastre nome e telefone de pessoas que entraram em contato com ela por e-mail, telefone ou mesmo por um formulário externo, e coloque-as em um fluxo de nutrição. Assim, elas receberão informações relevantes periodicamente, até que decidam matricular o filho na sua escola.

Viu como com tecnologia dá para fazer matrículas e rematrículas sem ninguém precisar sair de casa? Se quiser mais informações sobre esse assunto, clique aqui. 

Leia mais
– Matrícula online: o que é, quais as vantagens e como usá-la na escola
– Retenção: não deixe para pensar nisso no fim do ano!

A sua escola, que certamente já teve que se reinventar muito este ano, está preparada também para repaginar os processos de matrículas e rematrículas? Como você sabe, se precisar de ajuda, é só dar um “grito eletrônico” por aqui que nós te ouviremos!