Em tempos de acordos ambientais, evolução tecnológica e recessão econômica, faz sentido desperdiçar material de expediente? Papéis, tinta de impressão, clips, pastas, tudo isso custa dinheiro, ocupa espaço e tem um peso ecológico. Não é preciso radicalizar: os hábitos antigos podem ser integrados gradativamente às opções que vão surgindo no mercado. Afinal, se foi assim com a fotografia, que dos álbuns de família passou para as plataformas digitais, por que não pode acontecer com a administração escolar?
Continuamos aqui a nossa série de otimizações que a escola pode adotar para economizar e ser mais eficiente. Já falamos das melhores ações nas áreas de recursos humanos e logística do espaço interno. Hoje é a vez do material de expediente. Confira as áreas em que as soluções digitais podem complementar – ou até mesmo substituir – os métodos tradicionais de se lidar com as questões do dia a dia em uma instituição de ensino.
Agenda Escolar
Já falamos das limitações da agenda de recados em papel antes, mas é sempre bom relembrar os benefícios que a comunicação digital pode trazer nessa área. Além do engajamento e da interatividade proporcionados, o fluxo de informações fica mais ágil, flexível e centralizado. Sem falar que não tem aquela de perder o caderno, o sistema guarda tudo!
Sabe por que a ClipEscola tem esse nome? Porque os recadinhos enviados funcionam mais ou menos como aqueles bilhetinhos de papel que são presos na agenda escolar com clipes. A diferença é que no ClipEscola eles podem conter vídeos, enquetes, têm confirmação de leitura em tempo real e chegam no celular de todos os responsáveis, não importa onde estejam.
Registros de entrada e saída
Listas, filas, espera e empurra-empurra: ninguém gosta, mas sem um sistema eficiente, acaba sendo a realidade no dia a dia. Com uma plataforma que se integre à catraca, pais e professores podem ser avisados automaticamente que o aluno já está nas dependências da escola.
Folhinhas com nomes e mais nomes estão longe de ser seguras. E além dos alunos, ainda é preciso administrar a identidade dos responsáveis, que acompanharão as crianças na saída. Ter a foto de todo mundo impressa é inviável, não é mesmo? Um app que permita informar nome, documento, foto e outros dados da pessoa que virá buscar o aluno na saída pode ser a solução perfeita.
Avaliações e pareceres
É muito importante que os pais saibam como está o desempenho dos filhos na escola. Será que o boletim no final do bimestre é suficiente para identificar dificuldades e reverter tendências negativas? E mesmo quando é solicitado que os responsáveis assinem as provas, esse retorno sempre acontece?
O apoio familiar na educação deve ser uma constante, portanto, se faz necessária uma ferramenta que esteja o tempo todo à mão. Nessa situação, não tem como não pensar no smartphone. O ideal é que os pareceres e os resultados de avaliações sejam encaminhados assim que se tornem disponíveis, dando subsídios para a realização de reforços, recuperações e até mesmo comemorações.
Autorizações para passeios
Mais um pedaço de papel que, além de não ser nada ecológico, ainda pode se perder. O acúmulo de “folhinhas” também faz volume, o conteúdo só pode ser conferido quando os pais estão com o material da criança e a escola não tem como saber se os responsáveis chegaram a ver ou não. Não seria mais simples ter tudo em um único canal, centralizado e com confirmação de leitura em tempo real?
Esse tipo de situação não se limita a passeios, mas também ocorre quando há qualquer outro tipo de acontecimento que exija autorização prévia dos pais para participação, como cursos específicos, atividades extraclasse, refeições especiais, etc., envolvendo custos adicionais ou não.
Calendário de eventos
O calendário na parede pode até ser uma bela decoração, mas nem sempre todos lembram de olhar, não é verdade? E aqueles, como pais e responsáveis, que sequer frequentam os ambientes onde essas informações são afixadas?
Às vezes, as pessoas até chegam a saber dos eventos futuros por um comunicado, uma reunião, ou mesmo uma conversa. Mas quando chega perto da data, outras preocupações já soterraram aquela lembrança no fundo da memória. O ideal é ter um sistema que envie pelo menos quatro lembretes: uma semana antes do evento, para haver tempo de se preparar; um dia antes, para os últimos ajustes; no dia, para se encaixar na programação da rotina; e uma hora antes, para não esquecer mesmo!
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