Como sua escola envia e recebe documentos dos pais? Descubra o que fazer para agilizar seus processos escolares!

A burocracia é um mal cada vez menos necessário em tempos digitais. As instituições de ensino que o digam. A forma como administram boa parte de seus processos escolares hoje é bastante diversa da de outros tempos, quando havia menos tecnologia e mais papel. De lá para cá muita coisa mudou, e a roda da evolução continua girando. Mais e mais tarefas estão migrando para o meio digital e tornando as rotinas mais práticas. A troca de documentos entre pais e instituição de ensino, por exemplo, nunca foi tão ágil. A sua escola já experimenta essa facilidade ou ainda convive com a papelada e a lentidão?

Se você acha que o processo de enviar boletins, fotos e vídeos; pedir autorizações; receber atestados, comprovantes e assinatura de documentos – ou qualquer outro arquivo que seja necessário trocar com os pais – é mais lento e menos eficaz do que deveria, provavelmente a sua escola não aproveita as facilidades dos tempos modernos.

Felizmente no seu caminho surgiu este post, e com ele você poderá fazer um comparativo da forma manual (burocrática) de enviar e receber documentos e da maneira ágil (tecnológica) de realizar esses processos escolares. Venha! 

Burocracia x Tecnologia nos processos escolares

Vamos fazer um comparativo da maneira burocrática e da tecnológica de enviar e receber documentos dos pais. Veja com qual a sua escola se identifica:

• Autorizações para passeios

Forma burocrática: A escola envia uma circular ou cola um recado na agenda de cada aluno pedindo aos pais a autorização para o passeio, que deve ser assinada até uma determinada data. Os pais assinam (quer dizer, depois de milhares de ligações para os esquecidinhos que não verificam a agenda do aluno) e depois os professores precisam conferir a autorização agenda por agenda ou recolher todas as circulares. Para o pagamento da taxa, os estudantes precisam levar dinheiro vivo para a escola ou os pais têm que se deslocar até lá para pagar com cartão.

Forma tecnológica: A escola envia um pedido de solicitação digital diretamente ao celular de todos os pais da turma em um único disparo. Na mesma hora que visualizam, os pais já respondem se autorizam ou não com um clique. A escola recebe as confirmações em tempo real. O pagamento da taxa de passeio também é feito pelo celular, em questão de segundos.

• Autorizações para a retirada do aluno por um terceiro

Forma burocrática: A escola, no início do ano, pede que os pais preencham um formulário com o nome e CPF das pessoas que estão autorizadas a retirar o aluno na saída. Porém, se ao longo do ano os pais precisam que alguém que não está na lista faça essa retirada, têm que ligar para a secretaria da escola e informar que outra pessoa irá lá buscar o filho. A secretaria precisa então informar ao porteiro para que ele libere a criança. Essa “autorização informal” não fica registrada.

Forma tecnológica: Os pais informam, via aplicativo de comunicação, o nome, o CPF, a foto e o grau de parentesco da pessoa que irá retirar a criança. A escola recebe esses dados automaticamente e eles ficam registrados no sistema. A pessoa autorizada consegue retirar a criança sem problemas.

• Envio de boletins

Forma burocrática: A escola imprime boletins para cada aluno e entrega-os em sala de aula. Os estudantes levam o documento para casa para que os pais o assinem. Depois, os professores precisam cobrar os boletins assinados. Outra possibilidade é a instituição disponibilizar os boletins pelo portal acadêmico e ficar sem saber se os pais os visualizaram ou não. Em situações em que as notas são preocupantes e o aluno corre o risco de reprovar, a escola precisa entrar em contato com os pais por e-mail ou telefone para que eles tenham ciência.

Forma tecnológica: A escola importa as notas dos alunos do sistema de gestão para o aplicativo de comunicação escolar. Os boletins são enviados aos pais em poucos cliques. A confirmação de leitura é automática, então não é necessário recolher assinatura.

• Envio de fotos e vídeos

Forma burocrática: A escola tira fotos dos alunos de forma profissional ou não, releva e envia pelos estudantes aos pais. Pode também enviar as fotos e vídeos por grupos de WhatsApp, uma ferramenta não exclusiva para as necessidades escolares. Os pais então precisam procurar a foto em meio às conversas do grupo e baixá-las para o celular, consumindo espaço na memória.

Forma tecnológica: Fotos e vídeos dos alunos são enviados diretamente aos pais pelo aplicativo de comunicação da escola. Os arquivos ficam salvos em nuvem, sem ocupar espaço na memória do celular dos pais.

• Recebimento de atestados médicos

Forma burocrática: O aluno leva o atestado médico quando retorna às aulas ou, caso fique ausente por muitos dias e perca provas, o responsável por ele precisa se deslocar até a escola e levar o atestado dentro de um prazo curto, para que o aluno possa depois recuperar a prova.

Forma tecnológica: Os pais enviam o atestado à instituição de ensino pelo aplicativo de comunicação escolar. Fim.

• Envio de boletos para pagamentos

Forma burocrática: A escola envia os boletos aos pais pelo correio, pelo portal acadêmico (que precisa ser acessado com login e senha), por e-mail ou os pais retiram-no na própria instituição. Não há controle se todos os responsáveis realmente receberam os boletos ou não. Se der tudo certo, eles ainda precisam se deslocar até um banco ou lotérica para efetuar o pagamento, ou então acessar a conta bancária e digitar o código do boleto. Caso a fatura esteja atrasada, precisam ligar para a escola e solicitar uma via atualizada.

Forma tecnológica: Os pais acessam os boletos pelo aplicativo de comunicação escolar e a escola consegue conferir instantaneamente se foram visualizados ou não. O pagamento é realizado pelos responsáveis por lá mesmo, em poucos cliques. Se estiver atrasado, a atualização é automática, e os pais nem precisam entrar em contato com a escola.

• Cobrança de boletos atrasados

Forma burocrática: A escola envia um e-mail para os pais cobrando a mensalidade atrasada e não consegue saber se eles abriram o e-mail ou não. Também pode ligar inúmeras vezes até conseguir falar com o responsável para cobrá-lo, mas muitos nunca atendem o telefone em horário comercial.

Forma tecnológica: Os pais recebem notificações automáticas no celular avisando-os de que o boleto está vencido. A escola consegue conferir quais pais visualizaram e até o horário em que fizeram isso. Pode também obter estatísticas gerais de todos os responsáveis que viram a notificação. Dessa forma, não há como uma mensalidade deixar de ser paga por esquecimento.

• Negociação de inadimplências

Forma burocrática: A escola marca um horário para o responsável ir até a escola pessoalmente para negociar a dívida. Esse pai precisa sair em horário de trabalho e se deslocar até a escola para realizar a negociação, e o colaborador da área financeira da instituição de ensino precisa disponibilizar um horário do dia para recebê-lo.

Forma tecnológica: O colaborador do time financeiro da instituição negocia a dívida com o inadimplente diretamente pelo aplicativo de comunicação escolar. Essa negociação também pode ser automatizada com o uso de chatbots do próprio app, facilitando ainda mais o processo.

Substituindo processos escolares burocráticos por tecnológicos

Agora que você conseguiu comparar a forma burocrática de enviar e receber documentos dos pais com a maneira ágil, qual delas vai escolher? Se você não é muito fã de passar trabalho quando existe uma forma melhor e mais rápida de fazer as coisas, já está mais do que na hora de ingressar na era digital, você não acha?

Todas as facilidades tecnológicas para processos escolares que você leu aqui estão presentes na Plataforma ClipEscola, que é uma solução completa para a comunicação escolar, com versão web e mobile. Para saber como funciona, solicite uma apresentação por aqui.

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Tomou a decisão de modernizar seus processos escolares? Então não espere, pois o melhor dia para fazer a mudança foi ontem, mas o segundo melhor dia é hoje! Aproveite o que está sentindo agora e dê o primeiro passo aqui.