Ter profissionais mais produtivos é a aspiração de qualquer escola, não é mesmo? Mas você já parou para pensar que o aumento da produtividade pode não depender apenas do empenho dos colaboradores? Há outros fatores que pesam, como por exemplo a disponibilidade de boas ferramentas para a execução das tarefas. Porém, se você tem profissionais eficientes e sistemas de qualidade, e ainda assim não está satisfeito com essa questão, o problema pode estar na integração entre softwares escolares, ou mais precisamente, na falta dela.
Pense e responda: os sistemas da sua escola conversam entre si? As informações que são cadastradas em um software de gestão, por exemplo, quando precisam ser divulgadas aos pais, têm que ser inseridas manualmente em um outro sistema? Existe esse tipo de retrabalho? Se isso acontece, pode estar aí o seu gargalo.
O retrabalho é algo que as empresas eficientes se preocupam em combater, justamente porque consome tempo produtivo dos colaboradores. Esse tempo desperdiçado, literalmente, é dinheiro, já que as horas são remuneradas. Então é importante que a instituição de ensino adote práticas que eliminem o problema, e a integração entre softwares escolares é uma das mais significativas.
Informações conectadas
Uma escola pode comportar diversas equipes de trabalho: coordenação, secretaria, recursos humanos, administrativo/financeiro, comunicação, equipe pedagógica, etc. Cada uma possui sistemas que atendem às necessidades do time. No entanto, há informações que são de interesse de todos, e é aí que evidencia-se a importância da integração entre softwares escolares.
Quando essa integração está ausente, é necessário valer-se de meios manuais – como planilhas, relatórios, etc. – para coletar dados de um sistema e inserir em outro. Situação oposta ocorre quando há a integração, pois as informações são transferidas de forma automática, sem que os colaboradores precisem empenhar nenhum tipo de esforço.
Um exemplo que ilustra bem o benefício da integração entre softwares escolares é o seguinte: imagine que os pais de um aluno solicitem uma segunda via do boleto bancário da mensalidade dele. Essa informação está presente no sistema de gestão da escola. No entanto, o contato com os pais ocorre por aplicativo de comunicação. Se tudo está integrado, em um instante os colaboradores que estão em contato com os pais conseguem enviar o documento a eles. Porém, se falta a integração, os profissionais terão que buscar esse boleto no sistema gestor, exportá-lo, inserir no canal de comunicação e enviá-lo.
Esse trabalho manual pode parecer irrelevante se for analisado isoladamente, em uma situação envolvendo apenas um aluno. Agora se pensarmos que no dia a dia da escola essa tarefa pode ocorrer várias vezes com cada um dos estudantes, o empenho necessário para a execução da atividade já não parece tão desprezível, não é?
Fluxo perfeito
Para Felipe Ferreira, CEO da Proesc, empresa que desenvolve soluções para a gestão escolar, um exemplo de integração que traz grandes benefícios para as instituições de ensino é justamente a que ocorre entre os softwares de gestão e de comunicação. “É um grande avanço para uma gestão profissional, pois facilita a comunicação em tempo real com os clientes e reduz o retrabalho nos setores”, argumenta.
A principal função do sistema de gestão escolar é automatizar e integrar as rotinas acadêmicas, pedagógicas, financeiras e comerciais da escola. Porém, conforme explica Ferreira, algo que precisa ser levado em consideração é a necessidade de ter os pais e alunos participando desses processos e recebendo comunicados dos diversos setores da escola.
“Com a comunicação em tempo real é possível lembrar os clientes sobre o vencimento de suas parcelas, garantindo uma redução drástica na inadimplência dos pagamentos. Também é possível aproximar os pais do processo de ensino-aprendizagem, na medida em que eles têm acesso ao planejamento de conteúdos e atividades dos professores, bem como dos comunicados sobre o desempenho do aluno vindos da coordenação pedagógica”, ressalta.
Ferreira complementa dizendo que é necessário fazer uma reflexão sobre o comportamento dos clientes, que têm sido cada vez mais exigentes quanto à eficiência operacional e excelência na prestação dos serviços com agilidade. Enfatiza que esse tipo de integração é um fator fundamental para a retenção dos alunos e é um grande diferencial para destacar a instituição dos concorrentes e ajudar na captação de novos clientes.
Benefícios gerais da integração entre softwares escolares
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Produtividade
A produtividade é o primeiro benefício colhido pelas instituições de ensino com a integração entre softwares escolares. Esse ganho produtivo é obtido com a eliminação do retrabalho, já que colaboradores de equipes diferentes não precisam cadastrar os mesmos dados duas vezes, cada um em um sistema.
O tempo excedente pode ser empregado em tarefas mais produtivas, que não podem ser automatizadas. Com a mesma carga horária de antes, os colaboradores conseguem então desempenhar um número maior de tarefas. Para a escola, isso tem até reflexos financeiros, pois com equipes mais produtivas, a instituição precisa contratar menos pessoas para desempenhar X número de atividades.
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Eficácia
Um trabalho interconectado, inevitavelmente, resulta em aumento da eficácia das tarefas. Os dados que são enviados de um sistema para o outro não divergem, já que a transferência entre os softwares é direta, sem o fator humano no processo.
Além disso, tudo é muito mais ágil. Uma equipe precisa de um dado, e ele já está lá. Pais de alunos solicitam informações, e elas já estão à disposição para envio. As demandas podem ser executadas mais rapidamente sem perder a qualidade, gerando satisfação no público interno e externo.
Como obter a integração
Para que a instituição de ensino desfrute dos benefícios da integração entre softwares escolares, é preciso que ela tenha sistemas que ofereçam essa possibilidade. A solução que desenvolvemos aqui na ClipEscola, por exemplo, tem como foco a comunicação escolar, e nossa plataforma possui integração com diversos outros tipos de sistemas: gestão escolar, portal acadêmico, EaD, gestão de bibliotecas, dispositivos de registro de entrada de alunos, entre outros.
As escolas com sistemas que não permitem as integrações de que elas precisam no dia a dia acabam tendo possibilidades limitadas e menos produtividade e eficácia no desenvolvimento das atividades. Então, pese esse critério na escolha de sistemas para as rotinas da sua escola!
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