Durante muitos anos e ainda hoje, o principal meio de comunicação entre escola e pais é a famosa agenda de papel. Mas você, gestor escolar, já deve ter pensando em alternativas para reduzir o custo que essa prática traz, certo? E como avaliar as melhores opções para a realidade da sua escola? Será que é o momento para essa mudança? Por onde começar?
Separamos algumas informações que explicam o porquê de a escola precisar avaliar o uso de um aplicativo de comunicação escolar como ferramenta de comunicação e os importantes critérios a serem analisados quando se busca por inovação e eficiência.
Custo x Investimento
Em uma instituição de ensino, assim como na maioria das empresas, o gestor educacional cuida do orçamento anual. Este costuma ser definido ainda no ano anterior e tem a missão de englobar as despesas da escola e investimentos em melhorias.
Uma tarefa importante aqui é entender a diferença entre custo e investimento. Ao utilizar um meio de comunicação ineficiente e até ultrapassado, como a agenda física, a escola acaba por ter um custo alto para algo que não agrega valor. Já ao investir em inovação e tecnologia, optando por um aplicativo de comunicação como o ClipEscola, por exemplo, a instituição de ensino demonstra aos pais e alunos que deseja otimizar processos e ainda reduzir custos.
A diretora do Centro Educacional Alegria e Cia, Ana Lúcia Lobo, se deparou com essa decisão no ano de 2017, quando já havia adquirido as agendas impressas. Mesmo assim, optou por migrar para o ClipEscola. Confira o depoimento dela sobre a sua experiência:
Produtividade x Eficiência
Gastos absurdos com papel, toners ou cartuchos de tinta para impressoras, cola, grampos e muitas horas de trabalho perdidas pelo profissional que coloca repetidamente as informações nas agendas? Isso é familiar na sua escola? Acredito que sim. Afinal, a agenda física ainda é utilizada pela maioria das escolas no Brasil.
Algumas instituições, porém, já migraram para a comunicação digital e sabem as vantagens que essa prática traz. Uma delas é o aumento da produtividade da equipe pedagógica. Em média, um professor gasta 30h* por mês conferindo as agendas físicas dos alunos. Imagine esse tempo disponível para investir em outros projetos da escola? Com um aplicativo de comunicação como o ClipEscola, isso é possível.
A eficiência do processo está ligada ao uso da tecnologia a favor do fluxo de comunicação da escola, uma vez que o uso do aplicativo não exigirá o retrabalho de conferir se os pais leram os recados, por exemplo. As notificações são automáticas e em tempo real, logo após o envio dos recados e comunicados. Além disso, existe a possibilidade de emissão de relatórios de confirmação de leitura, respostas a enquetes e muito mais.
Quero inovar e migrar para o aplicativo de comunicação, por onde começar?
O primeiro passo é avaliar as principais necessidades e objetivos da escola a longo prazo. Exemplo: hoje a maior dificuldade é a participação mais ativa dos pais no dia a dia dos alunos e o acompanhamento das atividades escolares. Logo, seu objetivo é aumentar o engajamento dos pais e responsáveis.
Com isso em mente, é necessário observar se a ferramenta selecionada lhe trará meios para atingir seu objetivo de forma prática e eficiente. Partimos do princípio de que o fator crucial para engajar a comunidade escolar é a utilização do aplicativo de comunicação, e isso está diretamente ligado a forma como ele será apresentado aos pais e responsáveis.
Ao procurar qual é a melhor opção para sua escola é importante avaliar como o prestador de serviço se dispõe a auxiliar nesse processo. Tem acompanhamento integral? Treinamentos e orientação da equipe? Materiais de apoio para divulgar a novidade para a comunidade escolar? São pequenos detalhes, que no conjunto farão a diferença para a escola passar por esse processo de mudança e adaptação.
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Implantação
Outro fator importante para a adaptação dos usuários (pais, responsáveis e equipe interna) é a interface do aplicativo. Ela é intuitiva? Isto é, de fácil utilização para qualquer usuário? Permite personalização? Se permitir, isso possibilitará que a escola inclua características particulares do seu dia a dia. Esses são detalhes que não podem ser ignorados, pois o aplicativo será o meio de comunicação oficial da escola.
Seguir o ritmo da instituição de ensino e compreender o cenário em que a mesma se encontra também é um ponto relevante. É importante que o prestador de serviços saiba fazer a leitura correta para definir um plano de ação coerente ao dia a dia da comunidade escolar, com ações claras e objetivos definidos para que o trabalho flua e seja eficiente.
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Acompanhamento
Passada a fase inicial, de implantação do aplicativo, terei ‘alguém’ para auxiliar com possíveis dúvidas? É fundamental ler a proposta ou contrato em todos os detalhes para verificar se esse tipo de atendimento não será cobrado futuramente, por exemplo. Sabemos o quanto é importante ter um prestador de serviços que seja realmente um parceiro no dia a dia, por isso, leia sempre nas entrelinhas e evite problemas futuros.
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Melhorias
Aplicativo em funcionamento, comunidade escolar engajada, quais serão os próximos passos? Ao optar pelo bom uso da tecnologia no ambiente escolar, a instituição de ensino investiu em inovação e é preciso sustentar esse nível mantendo-se atualizada em relação aos avanços tecnológicos. Para que isso aconteça, é essencial que os parceiros e prestadores de serviços acompanhem esse ritmo.
Um aplicativo que seja atualizado e em busca de melhorias constantes é uma excelente opção. Ele permitirá que a escola esteja sempre à frente de seus concorrentes, utilizando novos métodos e formatos modernos para se relacionar com a comunidade escolar. Esse é um fator decisivo no sucesso da instituição de ensino, incluindo aqui a parte de captação e a retenção de alunos.
São aspectos como esses que fazem a diferença na implantação do novo formato de comunicação da escola. Cabe ao gestor escolar avaliar as melhores opções, não apenas pelos valores, mas por todo o conjunto que um aplicativo de comunicação tem a oferecer para a instituição de ensino. Lembrando que ele é um excelente investimento, trazendo benefícios para toda a comunidade escolar.
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