App Agenda Digital e a cara da comunicação escolar no cenário de pós-pandemia

Se a comunicação escolar já percorria o caminho da transformação digital antes da pandemia, com ela, o que era caminhada se transformou em corrida. Quem se segurava firme na agenda de papel teve que largá-la às pressas e “dar um jeito” de se comunicar de maneira online. Algumas escolas fizeram isso de forma mais profissional, outras com mais improviso, mas o fato é que o papel perdeu um lugar que não voltará a ocupar no cenário pós-pandêmico. Nesse contexto, o app agenda digital se apresenta como a direção natural para a comunicação escolar.

Por que a agenda de papel não vai voltar?

Os mais saudosos talvez se perguntem: “por que não voltamos com a agenda de papel e voltamos a fazer tudo como era antes?”. Aqui estão alguns dos motivos:

• Os pais já se habituaram à comunicação e ao atendimento digital

Durante o período de quarentena, a sua escola se comunicou alguma vez com os pais por agenda de papel? Não né? A comunicação digital foi a única possível durante todo o tempo de aulas 100% online. Como isso durou mais de um ano, foi tempo mais do que suficiente para a criação de um hábito.

Você não está esperando que agora, depois de as famílias se acostumarem a receber comunicados e atendimento da escola pelo meio online, elas “engulam” uma volta à agenda de papel né? Convenhamos que nem mesmo antes da pandemia o engajamento com a velha agenda era lá essas coisas. Ou por acaso os pais dos alunos na sua escola conferiam os recados de papel religiosamente? Aposto que não.

Então, depois de a experiência pandêmica ter dado a eles a oportunidade de comunicação e atendimento digital, e de esse hábito ter se solidificado ao longo de mais de um ano, não é razoável pedir que voltem à agenda de papel, concorda? Se o seu receio do digital é porque os meios que a sua escola usou geraram algum problema com relação à organização, produtividade, etc., experimente um canal mais profissional, como o app agenda digital, por exemplo.

• Os colaboradores descobriram a praticidade do app agenda digital

As instituições que já possuíam ou que aderiram ao app agenda digital durante a quarentena têm um motivo a mais para não regredirem: os colaboradores. Qualquer professor ou coordenador só prefere a agenda de papel até experimentar a digital, pode perguntar por aí.

Pense no trabalhão que era antes. Os professores tinham que passar de agenda em agenda anotando ou colando recadinhos. Depois, tinham que conferir agenda por agenda para ver se houve a conferência dos pais. Um tempo considerável de aula era gasto com essa tarefa, e muitas vezes ela era infrutífera, pois a agenda física, como você bem sabe, não é eficaz para a comunicação com as famílias.

Depois de todo esse tempo sem aulas presenciais, usando o app agenda digital, que educador gostaria de ter que voltar às velhas funções que a agenda de papel exigia? Pelo aplicativo os comunicados são disparados de maneira massiva para todos os pais da turma, em segundos. Eles recebem tudo bem na palma da mão e a escola sabe quem conferiu ou não. Os recados deles são respondidos em horários predeterminados. É uma comunicação tão prática que seria penoso para os colaboradores ter que retornar ao que era antes.

• A escola precisa estar preparada para cenários incertos

Se a pandemia ensinou uma lição, foi a de que é preciso preparar-se para cenários de incerteza. Todas as escolas precisaram fechar quando a pandemia começou, mas algumas estavam mais preparadas do que outras para esse desafio. Para as instituições que já vivenciavam a transformação digital em seus processos, por exemplo, foi bem menos penoso.

Especificamente na parte de comunicação escolar, essas escolas não precisaram deixar as famílias no escuro, sem saber o que iria acontecer. Por usarem o app agenda digital, elas não precisaram interromper o contato com os pais por nem um único dia. Já para as escolas que ainda usavam agenda de papel, foi um caos muito maior, pois nem a comunicação com os responsáveis era possível, e justamente no momento em que eles mais precisavam de informações da escola.

É importante que, depois de tudo isso, as instituições aprendam a lição e estejam preparadas para esse tipo de cenário. Afinal, em 2009 o país já havia vivenciado uma pandemia (de H1N1), que teve proporções menores, mas que também fez com que muitas escolas fechassem as portas por até duas semanas. Novos cenários de fechamento não são impossíveis, seja por pandemia, greve dos transportes, desastres naturais, etc. Então, por mais que se espere sempre o melhor, gestores escolares visionários devem estar sempre preparados para tudo.

Quais as vantagens do app agenda digital?

Agora você já percebeu que uma volta da agenda de papel seria “forçação de barra”, e que isso não faria sentido para o cenário de pós-pandemia, certo? Talvez então esteja querendo saber por quais motivos o app agenda digital é a opção ideal para esse cenário, em vez de qualquer outro recurso genérico e gratuito que tem por aí. Veja o porquê:

• Comunicação e atendimento organizados e sem ruídos

No app agenda digital, a comunicação escolar não é uma “casa da mãe Joana”. Tudo é muito bem organizado. Para começar, os comunicados aos pais não são mensagens instantâneas e não dão abertura para um bate-papo interminável. Os comunicados chegam aos responsáveis no app na forma de recados digitais.

Quando são os pais que querem falar com a escola, ou seja, ser atendidos, são eles que enviam recados, e a escola consegue programar no app agenda digital um horário para as respostas. Caso algum recado seja enviado fora desse horário, o pai receberá uma mensagem automática informando o momento em que ele será respondido.

O app agenda digital também acaba com os ruídos na comunicação, pois todos os recados trocados entre pais e qualquer colaborador da escola ficam registrados, e podem ser checados pelo gestor. Ou seja, o “disse me disse” acabou de vez!

• Atendimento 360º

Outra grande vantagem do app agenda digital é que a escola consegue criar um perfil de usuário para todos os colaboradores que quiser, e categorias de recados para cada área, permitindo que o atendimento aos pais seja bem direcionado.

Isso evita, por exemplo, que um colaborador da escola tenha que ficar rodando por toda a instituição com um celular na mão para levá-lo ao setor responsável pelo assunto que o pai quer tratar. Afinal, às vezes o responsável quer falar sobre débitos atrasados, às vezes sobre algum assunto pedagógico, às vezes sobre informações pertinentes à secretaria, etc. Não dá para tudo isso chegar a um só celular que é gerenciado por uma única pessoa né?

O app agenda digital possibilita um atendimento 360º, permitindo que os pais sejam atendidos pela área específica por aquela questão. Assim, o atendimento é mais ágil e organizado, o público fica muito mais satisfeito e a escola ganha em produtividade, já que nenhum colaborador precisa ficar exclusivamente dedicado a essa função. 

• Consumo de memória

Um recado, muitas vezes, pode carregar anexos, como fotos, vídeos, documentos, etc. Nem sempre esses arquivos são leves, por isso, é importante pensar nesse aspecto na hora de escolher um canal para a comunicação escolar. Se o meio usado não possuir armazenamento em nuvem, e salvar tudo dentro do celular dos pais, isso implicará em consumo de memória, o que pode ser um transtorno para o seu público.

No app agenda digital, isso não é um problema. Todos os arquivos ficam armazenados em nuvem, então, os pais conseguem acessá-los normalmente, sem que o espaço de armazenamento em disco fique comprometido. Para pais com celulares com pouca memória, esse fator poderá ser a diferença entre acessar o arquivo que a escola enviou ou não. Viu como detalhes como esse são importantes? Pese sempre a experiência do seu público em suas escolhas!

Qual app agenda digital é mais completo?

A ClipEscola desenvolve o app agenda digital mais completo do mercado. Pela nossa solução a sua escola consegue:

• Monitorar quem já baixou o app
• Criar correspondências elaboradas com templates personalizados
• Agendar disparos
• Criar categorias de envio
• Enviar arquivos em diversos formatos com armazenamento em nuvem
• Capturar imagens
• Revisar mensagens
• Integrar a agenda com sistemas de gestão
• Integrar a agenda com catracas e outros dispositivos de registro de entrada
• Integrar a agenda com o sistema da biblioteca

Esse é só um resumão, e só da parte de app agenda digital, mas saiba que a nossa plataforma possui muito mais módulos, como por exemplo, assinatura digital, recebimentos e cobranças, sala de aula virtual, monitoramento da chegada e saída dos alunos, entre outros.

Se você quiser uma visão geral de todos os recursos da nossa plataforma, recomendo este material. Confira tudo e veja o quanto podemos transformar a comunicação escolar da sua instituição!

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