Atualização cadastral dos alunos e famílias: a importância de manter dados atualizados e como fazer isso usando formulários

Os dados das pessoas – como por exemplo e-mail e telefone – mudam com alguma frequência ao longo dos anos. Há alunos que passam a vida estudantil inteira dentro da mesma escola, então, é quase certo que, em algum momento, os dados deles e das famílias sofrerão alterações. A sua escola está ligada nisso? Faz atualização cadastral periodicamente?

Vamos falar um pouquinho mais sobre isso. Venha comigo!

Dados para manter atualizados

É claro que o ideal é a sua escola manter 100% das informações sobre as famílias e alunos bem atualizadas. Há, porém, dados que são mais importantes do que outros, e são eles que a sua instituição precisa realmente cuidar para que nunca fiquem desatualizados, como por exemplo:

• Número do celular dos pais, responsáveis e alunos

• E-mail dos pais, responsáveis e alunos

• Nome do responsável financeiro pelo estudante

• Informações sobre alergias, doenças, remédios e necessidades especiais do aluno

A falta de atualização cadastral impacta em quê?

A falta de atualização cadastral periódica impacta em muita coisa, e no início da pandemia, você teve uma boa amostra disso, não foi? Ao menos, esse foi o caso de diversas escolas que passaram o maior sufoco porque estavam com os dados do público bem desatualizados no sistema. 

Quando a comunicação com as famílias não pôde mais depender de nenhum tipo de papel, do intermédio do aluno, do telefone fixo da escola e nem da presença física dos pais no local, aí então foi aquela correria para dar um jeito de obter os dados atuais de todos, e assim conseguir que a comunicação não fosse interrompida e que as aulas pudessem migrar para o meio virtual. 

Esse momento pode ter passado, mas que fique a lição! Afinal, se os dados não se mantiverem atualizados, a sua escola ainda pode ter algumas dificuldades, como por exemplo:

Falta de alcance da comunicação escolar

Se a sua escola não tiver os dados do público sempre atualizados, é certo que algumas famílias acabarão não recebendo as informações que a sua instituição enviar. E não pense: “ah, se alguém não receber vai me avisar, e aí eu atualizo”. Não é sempre que as pessoas se dão ao trabalho. Alguns familiares simplesmente não receberão nada e deixarão por isso mesmo. Portanto, esse é um público que a sua escola estará deixando de engajar, e consequentemente, de fidelizar.

O fato de uma fatia dos pais não estar recebendo os comunicados da escola também poderá gerar situações como, por exemplo, um aluno chegar sem a autorização para o passeio escolar ou sem os materiais solicitados para as atividades do dia. E não adianta dizer que “a escola enviou”. Enviar para número ou e-mail desatualizado não conta né.

Alunos sem aulas

Você viu que em um cenário no qual haja a necessidade de aulas em EaD ou híbridas, ter os dados dos estudantes – como celular e e-mail – sempre atualizados é bem importante, certo? Afinal, se alguns alunos estiverem com essas informações desatualizadas no sistema da sua escola, isso pode impedir que eles consigam assistir às aulas e receber os conteúdos. Isso chegou a acontecer por aí?

Mesmo que a sua instituição agora já tenha realizado a atualização cadastral desses dados, é importante que isso se mantenha nas rotinas da escola ao longo do tempo. Você sabe, nunca podemos prever quando situações extraordinárias podem acontecer novamente, não é? E nenhuma instituição quer passar por todo esse sufoco de ter que atualizar os dados na correria outra vez, e de ter que deixar alunos sem aulas até que isso seja feito. Então, antecipe-se!

Inadimplência

A falta de atualização cadastral também pesa no bolso da escola. Vou te dizer o porquê. Me responda:

• Como o responsável financeiro receberá o boleto da mensalidade se a sua escola enviar para um dado de contato desatualizado?

• Como a sua escola efetuará a cobrança de inadimplentes se as informações de contato que possuir estiverem desatualizadas?

• Como a sua escola saberá qual dos familiares do aluno procurar se não tiver a informação de quem é o responsável financeiro? Nem sempre é o pai ou a mãe, sabia?

Como você pode ver, dados desatualizados facilitam a inadimplência e dificultam as cobranças. Se a sua escola não tiver o costume de realizar atualização cadastral periódica, só descobrirá o problema quando ele bater na porta, ou seja, quando a inadimplência acontecer e a sua instituição ficar de mãos atadas, sem saber como fazer contato. 

Não pense que, nesses casos, o aluno poderá servir como um intermediário para as cobranças. Essa é uma ação que pode ser entendida como vexatória, pois o estudante não tem que saber que o pai está inadimplente. Então, se a sua escola não quiser enfrentar demandas judiciais, com certeza esse não é o caminho. Bem mais fácil manter tudo atualizado e não se incomodar depois, não é? 

Situações críticas com o aluno

Você lembra que comentamos acima que entre os dados importantes para manter atualizados estão questões como alergias, doenças, remédios e necessidades especiais do estudante? Isso é porque nunca se sabe quando um incidente pode acontecer. E se o seu aluno tiver um ataque alérgico na hora do lanche? E se ele tiver algum tipo de crise? Há muitas situações envolvendo a saúde dos estudantes que podem acontecer na escola.

Em casos assim, é importante que a sua instituição tenha esses dados, até para poder informar eventualmente para um socorrista, sem precisar esperar que o pai consiga ser contatado para dar a informação. Em situações mais graves, a agilidade faz total diferença. Então, mesmo que a chance de algo assim acontecer seja baixa, é sempre melhor prevenir, não acha?

Como faço para solicitar dados atualizados aos pais?

Você já percebeu que a atualização cadastral dos alunos e famílias é importante, certo? Agora, vamos ver o que é preciso para realizá-la periodicamente e evitar as situações que conversamos acima.

Bom, o título deste artigo já é um spoiler né, então você já deve saber que a resposta são os formulários! Primeiro, vamos ver como construí-los, e depois, como enviá-los, combinado?

O que perguntar

Número do celular

Para o número do celular, o ideal é que você pergunte se a pessoa tem mais de um telefone. Isso porque, se eventualmente um deles acabar sendo desativado no futuro, a sua escola ainda terá o outro. Ou seja, sem contato a sua instituição não ficará!

Cada responsável então deve indicar qual dos seus números é o principal, pois é ele que será cadastrado na agenda digital escolar. O aluno, caso tenha mais de um número, também deve indicar qual é o principal. Ahhh… e não esqueça, peça sempre também o DDD!

E-mail

Vamos adotar a mesma ideia para o e-mail, está bem? Peça o e-mail principal, mas só para garantir, solicite também um secundário, caso haja. Mal não vai fazer, não é mesmo?

Nome do responsável financeiro

Se a sua escola nunca perguntou aos pais quem é o responsável financeiro pelo aluno, é bom que faça isso. Algumas vezes, o responsável financeiro pode nem ser um dos pais, pode ser uma avó, por exemplo, ou um tio ou padrinho. Então, ter a informação de quem é o responsável financeiro é importante para que os boletos sejam direcionados à pessoa certa, e mais ainda, para que a instituição possa fazer a cobrança de inadimplentes de forma efetiva. Por isso, não esqueça de solicitar esse dado!

Caso você acabe descobrindo que o responsável financeiro pelo aluno é alguém que você nem tinha cadastrado no sistema, ou seja, que você não tem nem os dados básicos, aí é necessário perguntar por isso também, especialmente se estiver pensando em automatizar a parte de cobranças usando um gateway de pagamentos como este aqui. Nesse caso, a sua escola precisará do nome, CPF, número de telefone e e-mail desse responsável. Isso pode ser perguntado aos pais via Forms também. Bem facinho de resolver.

Informações sobre alergias, doenças, entre outros

Como já falamos, é muito importante que a escola saiba se o aluno tem alguma alergia, doença, se está tomando algum remédio ou se tem alguma necessidade especial. Isso também pode ser questionado por meio de formulários. Você pode usar a opção de resposta fechada para que os responsáveis digam “Sim” ou “Não” para cada pergunta, e um campo aberto para que os que responderam “Sim” informem a alergia, remédio, doença ou necessidade que o filho possui.

Como enviar o formulário

A forma mais eficiente de enviar o formulário é pela agenda digital escolar. A agenda que desenvolvemos aqui na ClipEscola, por exemplo, já possui até integração com o Google Forms, o que permite que a escola tenha uma gama de possibilidades de formatos para as perguntas que irá enviar.

Caso algum dos responsáveis não tenha o app da agenda instalado no celular, a pesquisa com o formulário será recebida automaticamente no e-mail. Isso quer dizer também que se a escola já estiver com alguns dados dos pais desatualizados, eles têm duas chances de receber o questionário: ou no celular ou no e-mail. 

Se houver responsáveis que estejam com esses dois dados desatualizados no sistema da escola, isso significa que eles não receberão o formulário. Nesse caso, uma opção possível é que um dos responsáveis dê à instituição as informações atualizadas dos outros familiares que estão cadastrados. Assim, a escola consegue fazer a atualização cadastral de todos e ninguém fica de fora da comunicação escolar!

Como fazer a atualização cadastral com os dados recebidos no formulário?

Após a pesquisa com o formulário, a próxima etapa é pegar os dados obtidos e fazer a atualização cadastral. Há duas maneiras de fazer isso, veja:

Importação de dados para a agenda digital

A sua escola possui agenda digital escolar, mas não tem sistema de gestão? Então este tópico é para você! No seu caso, provavelmente as informações sobre alunos e responsáveis ficam dentro de uma planilha ou armazenadas em fichas de papel, não é? Você pode importar uma parte das informações que já tem – como nome, celular, e-mail, CPF e nome do responsável financeiro pelo aluno – para a agenda digital, sabia? 

Na ClipEscola, isso funciona assim: você baixa uma planilha no modelo padrão que fornecemos, passa essas e outras informações solicitadas para ela e depois a encaminha para o nosso time, para que eles possam fazer essa importação. Isso é algo que só precisa ser feito da primeira vez. 

Depois, quando você fizer a pesquisa com o formulário, as informações ficam disponíveis em um relatório, que pode ser baixado, se você quiser. Os dados coletados ficam lá, disponíveis para uma consulta a qualquer tempo pela ClipEscola. Então, é esse relatório que você vai consultar quando precisar ver aqueles dados que mencionamos de alergias, remédios, doenças e necessidades especiais.

Já as informações básicas – como dados cadastrais de alunos e responsáveis – devem ser importadas diretamente para a agenda digital, para que a comunicação disparada chegue certinho a todo mundo. Mas isso você pode deixar com o nosso time, que faremos uma nova importação para você! Com todas as informações atualizadas, a sua comunicação escolar vai fluir que é uma beleza!

Integração com sistema de gestão escolar

A sua instituição de ensino possui sistema de gestão escolar? O tópico acima então não se aplica a você. O seu caso é este aqui. As informações do sistema de gestão podem ser integradas automaticamente com a agenda digital escolar. Fazendo essa integração, tudo que está lá passará para a agenda, e sempre que algo for atualizado ou excluído no sistema, o mesmo será replicado na agenda também. Legal, né? 

Acontece que se as informações do sistema estiverem desatualizadas, elas passarão para a agenda desatualizadas também. Por isso, é preciso que você as atualize. Então, basta pegar os dados do público obtidos no formulário e lançá-los no seu sistema de gestão. Depois disso, é só alegria. As informações serão integradas com a agenda digital e a sua escola já conseguirá se comunicar com todos os responsáveis e alunos! Ou seja, esforço recompensado, né?

Leia mais
– Como a integração entre softwares pode impactar na produtividade escolar
– Sistema de Gestão x Agenda Digital Escolar: entenda a diferença entre eles

Você já viu como é importante manter os dados do seu público atualizados, e já sabe como fazer isso, certo? Então agora você está com a faca e o queijo na mão! Bora fazer essa atualização cadastral? Mãos à obra!